Besser mit Desktop-Sharing und Videokonferenzen arbeiten

Systeme für das sogenannte Desktop-Sharing können in der geschäftlichen Kommunikation viel Zeit sparen, besonders wenn die Teilnehmer an verschiedenen Standorten arbeiten. Gemeinsam lassen sich Präsentationen betrachten und bearbeiten. Der Austausch von Ideen kann genauso produktiv sein wie bei einer Besprechung in einem Raum. Aber auch hier sollte der Aspekt der Sicherheit nicht vergessen werden.

Tipps für mehr Sicherheit bei Videokonferenzen

Die Grenzen zwischen den verschiedenen Softwarekategorien sind in den vergangenen Jahren zunehmend verschwommen. Programme, die ursprünglich für Videotelefonie gedacht waren, haben Funktionen erhalten, mit denen sich jetzt auch Dokumente gemeinsam ansehen und bearbeiten lassen. Und Conferencing-Systeme, in deren virtuelle Räume sich die Teilnehmer vorher nur per Telefon einwählen konnten, sind nun ebenfalls per Software oder sogar nur dem Browser bedienbar. Entsprechend unübersichtlich ist das Angebot an Lösungen. 

• Anbieterauswahl
  • Prüfen Sie vor der Auswahl das Geschäftsmodell des Anbieters. Wenn die Lösung kostenlos angeboten wird, hinterfragen Sie, womit das Unternehmen Geld verdienen will. Denn der Betrieb einer Lösung macht Investitionen erforderlich. Woher bekommt der Anbieter also sein Geld?
  • Gesprächsinhalte müssen vertraulich bleiben. Das gelingt mit verschlüsselten Verbindungen im Internet. Prüfen Sie, welche Aussagen der Anbieter zu diesem Thema trifft. Mit welchen Verfahren wird die Datenübertragung abgesichert?
  • Wo befinden sich die Rechenzentren des Anbieters? Und  wie sind diese vor unberechtigten Zugriffen geschützt? Da das Datenschutzniveau von Land zu Land unterschiedlich sein kann, lohnt sich der Blick auf diese Details. 
• Eingesetzte Software
  • Ändern Sie Standardeinstellungen wie PIN-Codes oder Passwörter. Viele Programme werden mit Optionen ausgeliefert, mit denen sich etwa der Zugriff auf lokale Inhalte steuern lässt. Die Optionen sind mit Codes, die öffentlich dokumentiert sind, gesichert. Solche Standardoptionen sollten Sie, wie bei Routern und anderen Geräten auch, stets anpassen.
  • Prüfen Sie die Berechtigungen der Software: Worauf darf das Conferencing-System auf Ihrem Computer zugreifen? Ist der Zugriff auf Mikrofon oder Kamera überhaupt notwendig, wenn Sie nur chatten wollen?
  • Was darf ein Moderator steuern? In vielen Lösungen können Anwender die Steuerung Ihres Computers einem Moderator oder einem anderen Teilnehmer übergeben. Der Grundgedanke solcher Bausteine, die aus der Fernwartung stammen, ist, dass die Person dann tatsächlich auch mit dem Gerät so arbeiten kann, als säße die Person davor. Deswegen sollten Sie diese Berechtigungen kritisch überprüfen.
• Teilnahme
  Probleme mit der Sicherheit einer Videokonferenz, wie etwa der Weitergabe vertraulicher Informationen, erwachsen meist auf der Seite der Anwender. 
  • Schließen Sie alle nicht benötigten Dokumente und räumen Sie den Desktop auf. Schalten Sie für die Dauer der Konferenz auch Benachrichtigungsfunktionen aus. Bereits wenige Zeilen Text aus der Vorschaufunktion von Outlook oder anderen Mailprogrammen können Geheimnisse verraten. 
  • Richten Sie sich, wenn möglich, für eine Videokonferenz ein eigenes Nutzerprofil oder einen Nutzer ein. Speichern Sie vorab alle Dokumente, die Sie benötigen, in ein Verzeichnis dieses Benutzers. So können Sie nicht aus Versehen Dateien versenden oder öffnen, die niemanden etwas angehen. 
  • Beenden Sie das Programm ordnungsgemäß am Ende. Ist die Konferenz vorbei, schließen Sie die verwendete Software oder den Browser vollständig, um keine Verbindungen zum Rechner geöffnet zu halten.

Auch beim Videochat und Conferencing gelten die gleichen Grundregeln, wie bei der Absicherung eines Systems allgemein . Browser, Betriebssystem und Software sollten auf dem aktuellen Stand gehalten werden, um Sicherheitslücken rechtzeitig zu schließen.